Las 5 causas más comunes de falta de comunicación y qué hacer al respecto

Por Diana Booher—

El séptimo correo electrónico sobre la misma situación acaba de aparecer en mi bandeja de entrada. Sin requisa, el asunto era muy simple de manejar:

––1^{S t} Correo electrónico: Le pedí a mi asesor financiero que transfiriera pasta de una cuenta a otra cuenta en una empresa diferente al final de la semana y confirmara que había completado la transacción.

––2^{Dakota del Finalidad} Correo electrónico: respondió «Claro». Y luego me preguntó si asistiría a su próximo seminario y me dio más detalles sobre ese evento.

––3^rd Correo electrónico: Respondí “no” sobre el seminario.

––4^el Correo electrónico: (2 semanas posteriormente): Le pregunté nuevamente sobre mi solicitud preparatorio: “¿Ha completado la transferencia de pasta? No veo el pasta en la segunda cuenta”.

––5^el Correo electrónico: (un día posteriormente, del cabecilla): «Jerry está trabajando en la transferencia».

––-6^el Correo electrónico: (un día posteriormente, de revés al cabecilla): “¿Qué quieres asegurar con ‘Jerry está trabajando en eso’? Las transferencias suelen tardar un día. Solicité los fondos hace 2 semanas. ¿Hay algún problema técnico?

––7^el Correo electrónico: (un día posteriormente): El cabecilla respondió que todas las solicitudes futuras deberían sobrevenir por él, no por Jerry.

Todavía estoy esperando una respuesta sobre la transferencia. Pero entiendes la idea porque supongo que has estado atrapado en errores de comunicación igualmente frustrantes. Estos escenarios eventualmente te desgastan hasta que rompes la relación, o mejor, hasta que cierto se da cuenta de las causas y las curas.

Causas comunes y curas para la error de comunicación

1. Estás dando demasiada información.

Entiendes la confusión resultante de demasiada información si alguna vez has tratado de seguir las instrucciones de manejo de cierto que te las da, como mi cónyuge. “Está adecuadamente, vas a estar en Loop 610 alrededor de el sur. Pasará por un par de panorama donde habrá grandes atascos a esa hora del día. Manténgase en el carril de la izquierda para atravesarlos. A posteriori de ver el gran centro comercial a la derecha, al banda del Centro de Conferencias, colóquese en el carril de la derecha. Luego tome la ulterior salida posteriormente de eso. Verá un Burger King más delante, pero deberá salir aproximadamente media milla ayer de ese punto. Saldrá a la derecha, pero pase por encima de la autopista y acceda rápidamente a la vía de servicio y haga un molinete en U cerrado. El edificio estará ajustado en esa punta.

¿Estás perdido? Las instrucciones, explicaciones o presentaciones que brindan demasiada información confunden en extensión de aclarar. La queja número uno que mencionan los ejecutivos cuando nos envían personas para realizar presentaciones es la ulterior: “Se mete en problemas con demasiada frecuencia. Pierden gentío”.

2. Estás dando muy poca información.

Asimismo, la escasez de información genera confusión.. Volviendo al decorado de la transferencia de pasta en la transigencia: incluso cuando se realizan las solicitudes más simples o se transmite información no técnica, dar muy pocos detalles deja a los demás con dos malas opciones. O tienen que «adivinar entre líneas» o pedirle información, creando una vez más más intercambios de correo electrónico, texto o teléfono.

Para ganar el nivelación correcto entre demasiada o muy poca información, repase las 6 W en su mente: Quién. Qué. Donde. Cuándo. Por qué. Cómo. Incluya sólo aquellos detalles que sean relevantes.

3. Dependes de la inflexión de la voz para aceptar tu mensaje escrito.

En algún momento de tu carrera, estoy seguro de que te has topado con una ilustración como la ulterior para señalar cómo la inflexión de la voz altera el significado de lo que dices. Modifique su voz en cada palabra en cursiva mientras lee las variaciones de esta oración.

John le dijo a su cabecilla que Mújol había rescindido el resolución pero se había quedado con el pasta de la mejora.

John le dijo a su cabecilla que Mújol había rescindido el resolución pero se había quedado con el pasta de la mejora.

Juan le dijo a su cabecilla que Mújol había rescindido el resolución pero se quedó con el pasta de la mejora.

Juan le dijo a su cabecilla que Mújol rescindió el resolución pero se quedó con el pasta de la mejora.

John le dijo a su cabecilla que Mújol había terminado el resolución pero se quedó con el pasta de la mejora.

John le dijo a su cabecilla que Mújol había terminado el resolución pero se quedó con el pasta del bono.

John le dijo a su cabecilla que Mújol había rescindido el resolución pero conservó el pasta del bono.

John le dijo a su cabecilla que Mújol había rescindido el resolución pero mantuvo el prima pasta.

Entonces, ¿cómo es que la inflexión de la voz crea estragos de guisa rutinaria? Cuando escribe un correo electrónico, un mensaje de texto o cualquier otro documento, generalmente se audición a sí mismo «hablando» las palabras mientras escribe. Sabes lo que quieres asegurar, así que usas la inflexión de la voz de forma natural.

Pero a menudo, fallas en escribir esa inflexión de voz (mediante la puntuación adecuada y la ubicación de las ideas). Cuando su leyente ve las palabras escritas, no audición la misma inflexión.

Así que las posibilidades de malentendidos aumentan exponencialmente. ¿La cura? Asegúrate de que efectivamente estás escribiendo lo que te dices a ti mismo.

4. Ha fallado en resumir su punto al principio.

Seamos realistas: muchas personas hablan o escriben hasta que se dan cuenta de lo que quieren asegurar. Es asegurar, divagan sobre un tema, diciendo en voz adhesión lo que les pasa por la capital. Luego se alejan (o finalizan el correo electrónico o el mensaje de texto) y dejan que el espectador o el leyente saquen una conclusión.

No seas una de esas personas. Piensa primero. Entonces escribe o palabra. O si tiene que cuchichear o escribir los detalles como una utensilio de pensamiento, está adecuadamente. Haz eso.

Pero posteriormente de alcanzar a una conclusión y entender su punto, hágale un protección a su espectador o leyente: resúmalo. Si está enviando correos electrónicos o mensajes de texto, regrese e inserte ese recapitulación al principio. La otra persona seguirá tu punto mucho más fácilmente si comienzas con una descripción militar ayer de entrar en los detalles.

5. Estás usando una gramática descuidada.

Una coma faltante o fuera de extensión puede cambiar totalmente el significado de una oración. Pasé gran parte de los primeros abriles de mi carrera enseñando escritura comercial y técnica a abogados e ingenieros, y durante esos programas los participantes me trajeron cientos de oraciones de ejemplo con significados confusos.

En una compañía petrolera en particular, el abogado fiscal dejó caer un reglamento frente a mí: “Todavía estamos luchando contra el gobierno en este caso. Para nosotros, significa $7 millones este trimestre. Todo porque la narración para ‘esto’ no está clara”.

La mala gramática es como el mal aliento; incluso tus mejores amigos no te lo dirán. Entonces, si se ve envuelto en más y más errores de comunicación, tome un vademécum de gramática y repase particularmente estas tres cosas: puntuación, modificadores fuera de extensión y «eso» contra «cuál».

¡Haga que la comunicación clara, concisa y verosímil sea su camino alrededor de una decano productividad y una marca personal comprobada!

Dianna Booher es la autora más vendida de 49 libros, incluidos Comunicarse como un líder. Ayuda a las organizaciones a comunicarse con claridad. Síguela en BooherResearch.com y @DiannaBooher.